業務システムの導入を考えるとき、最初に整理しておきたい3つのこと

「そろそろ社内の仕事を効率化したい」「手作業が多くて困っている」といった場面で、業務システムの導入が話題にのぼることがあります。

ただ、いざ検討を始めると、どこから手をつければよいのか迷うことも多いのではないでしょうか。この記事では、具体的な相談や見積もりに進む前に、社内で整理しておきたい3つの視点をご紹介します。

そもそも業務システムとは

業務システムとは、会社の中の決まった仕事を、コンピューター上で進められるようにした仕組みのことです。たとえば、顧客の情報を登録して検索する、受注から請求までの流れを記録する、在庫の数を管理する、といったものが該当します。

紙の帳簿や表計算ソフトでも同じことはできますが、人数が増えたり、扱う件数が多くなったりすると、記入漏れや二重入力が起きやすくなります。そうした部分をコンピューターに任せるのが、業務システムの役割です。

最初に整理したいのは、「システムを入れて何を変えたいのか」です。

導入の検討が始まるとき、目的が「効率化」という言葉だけで語られていることがあります。しかし効率化にもいろいろな形があり、たとえば次のように分けられます。

このうちどれが一番の困りごとなのかによって、必要な仕組みは変わります。時間の短縮が目的なら入力の手間を減らす作りが中心になりますし、共有が目的なら、誰がどこまで見られるかという設計が重要になります。

すべてを一度に解決しようとすると、費用も期間も膨らみがちです。「まず何から解決したいか」に順番をつけておくと、検討がぐっと進めやすくなります。

次に取りかかりたいのが、現在の仕事の流れを書き出す作業です。

たとえば受注の処理であれば、「電話やメールで注文を受ける」「注文内容を表計算ソフトに入力する」「在庫を確認する」「納品書を作る」「請求データを別のファイルに転記する」といった具合に、一つひとつの手順を順番に並べていきます。

書き出してみると、思っていた以上に工程が多いことや、同じ情報を何度も入力していることに気づく場合があります。この「気づき」こそが、システム化で効果が出やすい部分です。

また、この手順書は、制作を依頼する際の資料としてもそのまま役立ちます。口頭で説明するよりも正確に伝わり、認識の食い違いを減らすことにつながります。

なお、書き出す際は「本来こうあるべき手順」ではなく、「実際に行っている手順」を書くことが大切です。例外的な処理や、担当者が独自に工夫している部分にこそ、システム化の際に検討すべき点が隠れています。

3つ目は、そのシステムを実際に使うのは誰か、という視点です。

同じ仕組みでも、毎日操作する担当者と、月に一度だけ集計結果を見る管理者とでは、求めるものが違います。担当者にとっては入力のしやすさが重要ですし、管理者にとっては全体を見渡せる画面があるかどうかが関心事になります。

また、パソコン操作に慣れている方ばかりとは限りません。使う方の顔ぶれによって、画面の作り方や、導入時にどれくらい説明の時間を取るかが変わってきます。

見落とされがちなのが、検討の段階で現場の担当者に相談しておくことです。実際に使う方の意見が入っていないと、せっかく導入しても以前のやり方が続いてしまい、二重の手間になってしまうことがあります。

ここまでの3点をまとめておくと、開発を依頼する際の話し合いがスムーズになります。「何がしたいか」が具体的に伝われば、提案の内容も的を射たものになり、見積もりの精度も上がります。

反対に、目的があいまいなまま話を進めると、必要のない機能まで盛り込まれてしまったり、あとから「これも必要だった」という追加が続いたりすることがあります。

あわせて、社内で誰が窓口になるかも決めておくとよいでしょう。関係する部署が複数にまたがると、要望がそれぞれ別々に伝わり、内容が食い違ってしまうことがあります。意見をいったん取りまとめる役割の方がいると、話し合いの回数も少なく済みます。

業務システムの導入を検討する際は、次の3点を先に整理しておくことをおすすめします。

いずれも、専門的な知識がなくても社内だけで進められる作業です。この3点が整理できていれば、システムが必要なのか、それとも今の道具の使い方を見直すだけで足りるのかも、判断しやすくなります。