Eメール・電話・FAXは時代遅れ？今後はビジネスチャットへ。

電話・FAXでのやりとりは仕事効率を悪くする。

私の会社では、数年前にFAXを廃止しました。メリットよりデメリットの方が大きいと考えたので廃止した訳ですが、廃止したところで何か困った事はありません。
送られて来たFAXが薄くて読めない、字汚くて読めない、はみ出している…等の問題が多いFAXは使う理由は無さそうです。

これに続いて電話も廃止しようかと考えています。仕事でほとんど電話を使うこともありませんし、デメリットとして記録に残らない、曖昧なまま会話が終わってしまい、結果あらためて確認をしたりと良いことはありません。
予告もなく仕事の手を止めなくてはいけないというのは、仕事の効率を悪くしてしまいます。

また最近流行の動画会議なども、遠隔での会議などでは使えるかもしれませんが、通常のテレワークなどでは不要です。

今となっては、Eメールも時代遅れ？

仕事のやりとりでメインとなるのはやはりEメールという事になりますが、一日何十通ものメールを処理していると大量にたまる事になるので、いくら検索機能があるとは言え、過去のメールを探したりするのはとても面倒です。
Eメールのメリットは、ほとんどの人が使っているので、Eメールをつかってコンタクトがとれないという人はまずいません。デメリットとしては匿名で送信することが出来るのでスパムメールや詐欺メールなどが蔓延している事があげられます。不特定多数に添付ファイルを送信する事ができるのでコンピューターウイルスの多くもEメールを介して送信される事が多いです。

メールからビジネスチャットへ。

最近メールより多く使われいるのがビジネスチャットです。分かりやすく言うとLINEのような機能をもったビジネス用のチャットになります。
多く使われているのがchatworkで、私も仕事のやりとりの半分はchatworkです。これを利用する理由は多くの人が利用しているからです。個々のやりとりも出来ますし、LINEのようなグループチャットの機能もありますので、プロジェクトごとにグループを作れば、メールを探すのが大変といった労力はなくなります。LINE同様に自分ひとりだけのグループを作ればメモ帳代わりにも使えます。

なぜLINEを使わずビジネスチャットを使うのかという理由ですが、LINEには致命的な問題があり添付した画像やファイルが1週間から2週間で消滅してしまいます。ビジネスチャットであれば、容量内であれば消える事なくファイルを保存することができます。
送られてきたファイルが消えてしまうようではビジネスでは利用することは、ちょっと難しいかもしれません。

社内チャットであればslackが便利。

機能的にはchatworkと似ていますが、どちらかというとslackは社内用といった位置づけになります。添付ファイルやソースコードのやりとりだけではなく、いろいろな外部アプリと連動させることが出来るので、社内での情報管理のコアとしても十分利用するとこができます。

私たちのようなホームページ制作業者には欠かせないツールとなっていますが、まだあまり一般的ではないかもしれません。ビジネスチャットとはいっても特殊な機能は無く、とてもシンプルなので慣れるのにも時間はかかりません。
会議の時間なども大幅に短縮できますし、在宅ワークにも欠かせないツールです。