社内の連絡はメール、予定は紙のカレンダー、資料は各自のパソコンの中。人数が少ないうちはこの形でも回りますが、人が増えたり、外出先で作業する機会が増えたりすると、少しずつ不便が目立ってきます。
そうした場面でよく使われているのが、Google Workspace(グーグル ワークスペース)です。この記事では、どのようなサービスなのか、無料で使えるGoogleのサービスと何が違うのか、導入前に決めておきたいことを整理してご紹介します。
Google Workspaceとは
Google Workspaceは、仕事で使うための道具をひとまとめにした有料サービスです。メール、予定表、ファイル置き場、文書作成、ビデオ会議などが最初から連携した状態で用意されています。
大きな特徴は、パソコンに何かを入れなくても、インターネットにつながる環境があれば同じ内容を見られることです。会社のパソコン、自宅のパソコン、外出先のスマートフォンから、いつでも同じメールや同じ資料を確認できます。
料金の異なるいくつかのプランがあり、主に一人あたりの保存容量やビデオ会議の参加人数、管理機能の細かさが変わります。まずは少人数で始めて、必要になったら見直すという進め方が現実的です。
無料のGoogleアカウントとの違い
GmailやGoogleドライブは、個人であれば無料で使えます。それでも会社が有料版を選ぶ理由は、主に次の3点です。
独自ドメインのメールアドレスが使える 「info@会社名.co.jp」のように、自社のドメイン名を使ったメールアドレスを作れます。取引先から見たときの印象が変わりますし、無料のメールアドレスでは受け取ってもらえない場面もあります。ホームページで使っているドメインをそのまま利用できます。
管理者がアカウントをまとめて管理できる 社員が入社したときにアカウントを作り、退職したときに停止する、といった操作を管理者がまとめて行えます。無料版では個人がそれぞれ契約している状態のため、退職時にメールや資料を引き継げないという問題が起こりがちです。会社の情報を会社の資産として扱えるようになる、というのが有料版の要点です。
保存容量とサポート 一人あたりの保存容量が大きく、困ったときにGoogleへ問い合わせる窓口が用意されています。
主な機能と使いどころ
Gmail — メールの送受信です。迷惑メールの振り分け精度が高く、検索でさかのぼりやすいのが利点です。
Googleカレンダー — 社内の予定を共有できます。相手の空き状況を見ながら会議を設定できるため、日程調整のやりとりが減ります。会議室や社用車の予約管理にも使えます。
Googleドライブ — ファイルの保管場所です。共有ドライブという機能を使うと、ファイルを「個人のもの」ではなく「部署のもの」として置けます。担当者が不在でも他の人が開けるため、属人化を防ぐ効果があります。
Googleドキュメント・スプレッドシート — 文書や表計算をブラウザ上で作れます。同じファイルを複数人が同時に開いて編集でき、「最新版がどれかわからない」という状態を避けられます。
Google Meet — ビデオ会議です。カレンダーの予定を作ると会議用のリンクが自動で用意されます。
Googleフォーム — アンケートや申込フォームを作れます。回答は自動で表計算にまとまります。
導入前に決めておきたいこと
導入そのものは難しくありませんが、使い始めてから困らないように、次の点を先に決めておくことをおすすめします。
- メールアドレスの付け方 — 個人名にするか役職名にするか、途中で変えると名刺や取引先への周知が必要になります。
- ファイルの置き場所のルール — どのフォルダに何を入れるかを決めておかないと、結局探せないという状態になります。
- 共有範囲の考え方 — ファイルは「リンクを知っている人なら誰でも見られる」設定にもできます。便利な反面、意図せず外部に見られる原因にもなるため、既定の扱いを決めておきます。
- 二段階認証 — パスワードに加えてスマートフォンでの確認を求める設定です。会社のメールが乗っ取られると被害が広がるため、全員で有効にしておく価値があります。
- 退職時の手順 — アカウントを停止する前に、必要なファイルの引き継ぎとメールの転送設定をどうするか決めておきます。
まとめ
Google Workspaceは、メール・予定・ファイルという日常業務の土台をまとめて整えられるサービスです。特に、独自ドメインのメールアドレスと、会社としてアカウントを管理できる点が、無料版との大きな違いになります。
一方で、道具をそろえるだけでは業務は整いません。ファイルの置き方や共有範囲といった運用のルールを先に決めておくことが、使い続けるうえでの分かれ目になります。まずは小さく始めて、社内で使い方をそろえながら広げていくとよいでしょう。
